Lập, kiểm tra và ghi sổ chứng từ
Hiểu đúng vòng đời Nháp → Ghi sổ → Bỏ ghi sổ để nhập liệu an toàn và đảm bảo số liệu báo cáo chính xác.
Trước khi bắt đầu
Hoàn thành các điều kiện sau để thao tác không bị gián đoạn:
Đã chọn đúng doanh nghiệp, chi nhánh và kỳ làm việc.
Danh mục tài khoản, đối tượng và các danh mục liên quan đã được khai báo.
Kỳ chứng từ đang mở và tài khoản có quyền lập hoặc ghi sổ.
Các bước thao tác
Khởi tạo đúng loại chứng từ
Mở phân hệ phát sinh nghiệp vụ và chọn đúng loại chứng từ. Kiểm tra ngày chứng từ, số chứng từ, loại tiền và tỷ giá trước khi nhập chi tiết.
Nhập thông tin và lưu Nháp
Nhập đầy đủ phần thông tin chung và ít nhất một dòng chi tiết hợp lệ. Lưu Nháp chỉ lưu chứng từ nguồn, chưa tác động đến sổ kế toán và báo cáo.
Nên lưu Nháp định kỳ khi chứng từ có nhiều dòng để tránh mất dữ liệu đang nhập.
Kiểm tra trước khi ghi sổ
Đối chiếu tổng tiền trên phần đầu chứng từ với tổng chi tiết. Kiểm tra tài khoản, đối tượng, hóa đơn, thuế suất, kho và vật tư theo đặc thù nghiệp vụ.
Ghi sổ chứng từ
Chọn Ghi sổ sau khi kiểm tra hoàn tất. Hệ thống kiểm tra lại kỳ, quyền và dữ liệu trên máy chủ trước khi cập nhật sổ và các sổ chi tiết liên quan.
Bỏ ghi sổ khi cần chỉnh sửa
Với chứng từ đã ghi sổ, chọn Bỏ ghi sổ trước khi sửa hoặc xóa. Sau khi cập nhật, kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu rồi thực hiện Ghi sổ lần nữa.
Kiểm tra kết quả
Sau khi hoàn tất, dùng danh sách này để tự đối chiếu:
- Chứng từ đã ghi sổ mở ở chế độ chỉ đọc.
- Mỗi chứng từ chỉ tạo một bút toán sổ cái, không bị nhân đôi khi bấm lại.
- Tổng tiền trên chứng từ khớp tổng chi tiết và báo cáo.
- Bỏ ghi sổ đưa chứng từ về Nháp và cập nhật lại số dư liên quan.
Lưu ý quan trọng
Không sửa hoặc xóa chứng từ khi vẫn đang ở trạng thái Đã ghi sổ.
Không đổi ngày chứng từ về kỳ đã khóa.
Không dùng số âm tùy ý để đảo nghiệp vụ; hãy chọn đúng loại chứng từ giảm hoặc trả lại.
Bạn đã sẵn sàng thực hành
Quay lại thư viện để chọn quy trình tiếp theo phù hợp với công việc.