Kiểm tra và kết chuyển cuối kỳ
Rà soát chứng từ, cấu hình tài khoản kết chuyển, xem trước bút toán và khóa số liệu cuối kỳ an toàn.
Trước khi bắt đầu
Hoàn thành các điều kiện sau để thao tác không bị gián đoạn:
Các phân hệ đã hoàn tất nhập liệu và chứng từ cần tính đã được ghi sổ.
Mỗi chi nhánh có một bộ quy tắc kết chuyển đang hoạt động.
Công nợ, tiền, kho, tài sản và VAT đã được đối chiếu.
Các bước thao tác
Dọn dữ liệu chưa hoàn tất
Kiểm tra chứng từ Nháp, giao dịch chưa xử lý, hóa đơn chưa liên kết và lỗi ghi sổ. Hoàn tất hoặc loại khỏi kỳ theo đúng biên bản trước khi kết chuyển.
Đối chiếu các sổ chi tiết
So sánh sổ quỹ/ngân hàng, công nợ, tồn kho, tài sản và dữ liệu thuế với sổ cái. Giải trình mọi chênh lệch trước khi tạo bút toán cuối kỳ.
Rà soát cấu hình kết chuyển
Mở cấu hình tài khoản kết chuyển của chi nhánh. Đảm bảo chỉ có một bộ đang hoạt động và không có tài khoản nguồn trùng hoặc lồng nhau.
Xem trước bút toán
Chọn kỳ và dùng chức năng Xem trước. Kiểm tra số dư nguồn, chiều Nợ/Có, tài khoản đích và các cảnh báo. Bản xem trước chỉ để rà soát, chưa thay đổi sổ.
Chạy kết chuyển và kiểm tra báo cáo
Thực hiện kết chuyển khi bản xem trước đã được duyệt. Sau khi hoàn tất, kiểm tra bảng cân đối phát sinh, kết quả kinh doanh và số dư tài khoản cuối kỳ.
Kiểm tra kết quả
Sau khi hoàn tất, dùng danh sách này để tự đối chiếu:
- Mỗi chi nhánh chỉ có một bộ cấu hình kết chuyển đang hoạt động.
- Bút toán kết chuyển cân Nợ/Có và mang dấu nhận diện hệ thống.
- Tài khoản doanh thu, chi phí có số dư cuối kỳ đúng chính sách.
- Bảng cân đối và báo cáo kết quả kinh doanh khớp sổ cái đã ghi sổ.
Lưu ý quan trọng
Không chạy kết chuyển thật bằng cấu hình dự phòng chỉ dùng để xem trước.
Không sửa hoặc bỏ ghi sổ riêng lẻ bút toán kết chuyển tự động.
Không khóa kỳ khi còn chênh lệch giữa sổ chi tiết và sổ cái.
Bạn đã sẵn sàng thực hành
Quay lại thư viện để chọn quy trình tiếp theo phù hợp với công việc.